Thuiswerken als Virtual Assistant

Wil je thuiswerken als Virtual Assistant? Zoomen, mailen, appen, bellen, facetimen: als Virtual Assistant zijn het de tools die je dagelijks gebruikt om alles te regelen voor je klanten. Zittend aan de keukentafel, je bureau in een flexruimte of heerlijk languit in een hangmat op een exotische bestemming: op afstand zorg jij zo dat de zaakjes van je klanten piekfijn geregeld worden. Voeg aan deze tools een flinke dosis betrokkenheid, vriendelijkheid, snelheid en Netiquette toe en je hebt de basis van jouw succes als Virtual Assistant.

In een serie van blogs zullen we de ins & outs van het thuiswerken als Virtual Assistant met je delen. Denk bijvoorbeeld aan: hoe zorg je voor een goede communicatie en relatie met je klanten? Maar ook aan hoe je werk vindt als Virtual Assistant en welke tools je werk nog efficiënter kunnen maken. Vandaag starten we de thuiswerken als Virtual Assistant-reeks met: Netiquette.

Thuiswerken als Virtual Assistant: Netiquette

Real life ontmoetingen met je klanten zijn bij jou als Virtual Assistant waarschijnlijk op één hand te tellen. De meeste ontmoetingen vinden online plaats. Zo heb je met je ene opdrachtgever misschien een serieuze telefoonrelatie, terwijl een andere klant alles via whatsapp deelt. En weer een andere klant spreekt je het liefst wekelijks via Skype of Zoom, terwijl een volgende klant zweert bij mailcontact. Juist omdat het meeste contact via online kanalen verloopt, is het extra belangrijk dat jouw persoonlijkheid in dat contact naar voren komt. Via welk (online) kanaal je ook contact hebt met je klanten, laat zien wie je bent en houd rekening met de Netiquette. Hoe je dat doet, lees je in de onderstaande tips.

Netiquette-tips

Waar zouden we zijn zonder onze mobiel, laptop, skype en alle andere online kanalen die we bij het thuiswerken als Virtual Assistant gebruiken voor ons klantcontact? Om je persoonlijkheid en professionaliteit te laten zien als je gebruik maakt van deze online kanalen wil ik je een aantal tips geven.

Wees jezelf

Of je nu online contact heb met je klant, of dat hij/zij tegenover je zit met een bakje koffie of thee, jij bent jij. Dat maakt je uniek en zorgt voor de klanten die bij jou passen.

Zorg dat je klanten zich welkom voelen

Reageer snel op een verzoek tot contact van de klant. Laat de telefoon niet eindeloos overgaan en wacht niet te lang met het beantwoorden van berichten. Glimlach terwijl je de telefoon opneemt en behandel elk telefoontje alsof deze het allerbelangrijkste telefoontje van de dag is. Begin niet meteen over zaken, maar leidt een gesprek in, vraag naar hoe het met ze gaat en luister. Zo voelen klanten zich welkom en gewaardeerd.

Geef je klanten 100% aandacht

Houd je focus daarom bij het telefoongesprek en geef je klant tijdens zo’n gesprek alle aandacht. Laat je niet afleiden door mails die binnenkomen in je mailbox, social media posts die voorbij komen in je tijdlijn of de klus waar je net mee bezig was. Komt het niet uit dat een klant belt, wees eerlijk en vraag of je later even terug kan bellen. Die focus geldt natuurlijk ook als je een mail schrijft of een whatsapp-berichtje tikt. Zo voorkom je rare zinnen of dat je per ongeluk het bericht naar de verkeerde persoon stuurt. Zorg dat je er goed uit ziet als je een videochat hebt met je klanten. Kleed je leuk aan, kam je haar, ga lekker relaxed en rustig zitten en kijk recht in de camera. Zo straal je naar je klant uit dat je er voor hem/haar bent.

Schat je klanten goed in en wees attent

Hoe beter je je klant kent, hoe informeler het contact kan zijn, zolang het voor de klant past. Bedenk altijd met wie je contact hebt of aan wie je die ene mail gaat sturen en pas je taalgebruik daar op aan. Weet je iemand zijn voornaam, noem deze in je aanhef. Het komt zoveel aardiger over dan alleen geachte, beste, hoi, goedemorgen… Of wat dacht je van een mail zonder enige begroeting…? Dat doe je als je iemand belt of in het echt ontmoet toch ook niet…?

Bewaak de privacy van je klanten

Zet je klant liever niet op de speaker. Hoe verleidelijk of handig het soms is, zet een gesprek nooit op de luidspreker zonder dit vooraf te melden aan je klant. Zeker als de klant gevoelige informatie met je deelt… Ook als je een gesprek opneemt, kun je dit beter melden aan je klanten. En zorg voor een goede oplossing voor al die wachtwoorden van je klanten. Een goede VA maakt gebruik van een wachtwoordmanager en “doesn’t kiss and tell”.

Natuurlijk zijn er nog veel meer tips. Netiquette omvat veel meer ongeschreven regels als gaat om online communicatie dan ik genoemd hebt. Welke regel mist volgens jou? Wat is volgens jou de ultieme tip om je persoonlijkheid en professionaliteit te laten zien in online communicatie? Ik kijk uit naar je reactie.