Als virtual assistant kun je regelmatig de taak krijgen om mail merge (of samenvoegen) in Word uit te voeren. Dit is een krachtige functie waarmee je gepersonaliseerde documenten zoals brieven, etiketten of e-mails kunt maken door gegevens uit een Excel-bestand te combineren. Een veelvoorkomend probleem hierbij is dat datums en tijden standaard in het Amerikaanse formaat worden weergegeven, zoals MM/DD/YYYY in plaats van het Nederlandse DD-MM-YYYY. Hieronder leg ik uit hoe je dit eenvoudig kunt oplossen.

afdruk samenvoegen mail merge problemen

 

Wat is Mail Merge (afdruk samenvoegen)?

Mail merge, of samenvoegen, is een functie in Word waarmee je een document kunt vullen met gegevens uit een externe bron, zoals een Excel-bestand. Dit is handig voor het automatisch personaliseren van grote hoeveelheden documenten.

Stappen voor een basis mail merge:

  1. Open een Word-document.
  2. Ga naar het tabblad Verzendlijsten.
  3. Klik op Samenvoegvelden starten en kies een documenttype (bijvoorbeeld brieven of e-mails).
  4. Selecteer Ontvangstgegevens en kies een Excel-bestand of andere databron.
  5. Voeg samenvoegvelden toe aan je document door te klikken op Samenvoegvelden invoegen.
  6. Controleer het resultaat met Voorbeeld van samenvoegresultaten.
  7. Voltooi de samenvoeging door te kiezen voor Voltooien en samenvoegen.

Probleem: Amerikaanse datums en tijden

Bij het samenvoegen van velden uit Excel, zoals datums of valuta, kan Word deze standaard weergeven in een Amerikaans formaat. Bijvoorbeeld:

  • Datum: 03/15/2025 (maart 15, 2025)
  • Tijd: 3:00 PM (15:00)

Om dit probleem op te lossen, kun je de weergave van samenvoegvelden aanpassen met een veldcode.

Oplossing: samenvoegvelden aanpassen

  1. Veldcodes weergeven: Druk op Alt + F9 in Word om de veldcodes zichtbaar te maken. Een datumveld ziet er bijvoorbeeld zo uit: 
    { MERGEFIELD Datum }
  2. Formatering toevoegen: Voeg een opmaakcode toe aan het samenvoegveld. Voor een Nederlandse datum gebruik je bijvoorbeeld: 
    { MERGEFIELD Datum \@ "dd-MM-yyyy" }

    Voor een tijd in 24-uursnotatie gebruik je:

    { MERGEFIELD Tijd \@ "HH:mm" }
  3. Wijzigingen toepassen: Druk opnieuw op Alt + F9 om terug te schakelen naar de normale weergave. Vernieuw de velden door Ctrl + A te selecteren en F9 te drukken.

Veelgebruikte formaten

Hieronder enkele veelgebruikte opmaakcodes:

  • Datum: dd-MM-yyyy (bijv. 16-01-2025)
  • Tijd: HH:mm (bijv. 14:30)
  • Datum en Tijd: dd-MM-yyyy HH:mm (bijv. 16-01-2025 14:30)
  • Valuta: Gebruik een veld met €, zoals: 
    { MERGEFIELD Bedrag \# €#,##0.00 }

Extra tips voor afdruk samenvoegen

  • Controleer altijd de regionale instellingen van Excel en Windows. Dit kan invloed hebben op de manier waarop gegevens worden weergegeven in Word.
  • Maak een testdocument om de samenvoeging te controleren voordat je de definitieve versie verstuurt.
  • Gebruik duidelijke kolomnamen in je Excel-bestand om verwarring te voorkomen.

Met deze tips en trucs kun je probleemloos documenten samenvoegen en gegevens aanpassen naar een correct Nederlands formaat. Heb je nog vragen of loop je ergens tegenaan? Laat het ons weten in de reacties! Meer weten? Bezoek deze site.