Van de week moest ik een factuur sturen naar een instantie die alleen facuren via Peppol accepteert. Dat werd even uitzoeken. Wat is Peppol precies? En hoe kun je een factuur sturen via Peppol? Ik leg het je uit.

virtual efficiency peppol facturen maken 2

Peppol is een netwerk dat elektronische facturering mogelijk maakt, een extra beveiligingsniveau biedt tegen fraude voor de ontvanger en het boekingsproces automatiseert.

Peppol is een elektronisch factureringsnetwerk waarmee facturen elektronisch kunnen worden verzonden en ontvangen, waardoor de ontvanger een extra niveau van beveiliging tegen fraude krijgt en het boekingsproces wordt geautomatiseerd. Het gebruik van Peppol kan bedrijven tijd en geld besparen door de behoefte aan papieren facturen en handmatige gegevensinvoer te verminderen. Of je nu al elektronische facturering gebruikt of wilt overstappen van papier, Peppol kan je helpen jouw factureringsproces te stroomlijnen. Lees meer over hoe Peppol werkt en hoe het jouw onderneming kan helpen.

Spookfacturen

In Nederland maken voornamelijk veel overheidsinstanties gebruik van e-facturen. Door e-facturen via het Peppol netwerk te laten gaan is er voor de ontvanger een extra zekerheid dat er geen spookfacturen binnenkomen en geeft het de mogelijkheid om de factuur automatisch te boeken in het systeem van de ontvanger. Het Peppol netwerk borgt ook dat facturen aan een standaard bericht type voldoen en daardoor automatisch ‘gelezen’ kunnen worden. Daardoor kan jouw factuur weer sneller betaald worden.

Als je slechts één enkele factuur wil versturen, kun je je eenvoudig aanmelden bij een Peppol-service provider om toegang te krijgen tot het netwerk. eVerbinding is een voorbeeld van een service provider Zij hebben een website waar je gratis een account kunt aanmaken. Vervolgens kun je de site gaan gebruiken om facturen te versturen.

Peppol serviceprovider

Als je een enkele factuur moet versturen, kun je je eenmalig registreren bij een Peppol-serviceprovider zoals bijvoorbeeld eVerbinding. Deze serviceproviders zijn erkend door de Peppol Authority en bieden hun gebruikers toegang tot een (gratis) factuurportaal.  Aanmelden kan via deze link. Klik op ‘Start Direct’ om je aan te melden en te beginnen.

Een (gratis) e-factuur sturen naar een overheidsdienst of bedrijf via Peppol in 5 stappen

    1. Stap 1: Maak een (gratis) account aan
    2. Stap 2: Registreer je bedrijf (Bedrijfsnaam, KvK nummer, IBAN – als je een factuur wil versturen moet je verplicht jouw IBAN-nummer vermelden). Activeer je account door eenmalig een betaling te doen via iDeal.
    3. Stap 2: Maak een klant aan
    4. Stap 3: Creëer een factuur
    5. Stap 4: Verzenden

Waarom is het Peppol-netwerk belangrijk voor bedrijven en overheden?

Het Peppol-netwerk (Pan-European Public Procurement Online) is een Europees netwerk van connectiviteit en standaarden, dat bedrijven en overheden toegang biedt tot electronic data interchange (EDI). Met EDI kunnen zakelijke processen elektronisch worden afgehandeld in plaats van fysiek. Via het Peppol-netwerk kun je bijvoorbeeld facturen verzenden en ontvangen zonder dat je extra hardware of software hoeft te installeren. Geaccrediteerde netwerken zoals het Peppol-netwerk bieden bedrijven de mogelijkheid om elektronische documentuitwisselingen naadloos op te starten tussen verschillende instellingen op nationaal niveau, wat leidt tot meer efficiency en eenvoudiger communicatieprocessen. Overheden die gebruik maken van het Peppol-netwerk kunnen hun eigen openbare aanbestedingsprocedures vergemakkelijken, waardoor ze meer tijd en geld besparen. Het Peppol-netwerk is ook belangrijk omdat dit de alomtegenwoordige stroomlijning en veiligheid garandeert die vandaag de dag wordt omarmd door velen in de Europese economie.

Hoe zorgt het netwerk ervoor dat facturen gemakkelijker te lezen en te verwerken zijn?

Het Peppol-netwerk maakt facturen gemakkelijker lezen en verwerken door te zorgen voor een standaardisering van wat gegevens, documenten of boodschappen worden genoemd in de aanbestedingswereld. Het netwerk bepaalt welke informatie moet worden gebruikt om eenvoudig te kunnen communiceren tussen afzenders en ontvangers. Het standaardiseert het uiterlijk en de structuur van berichten zoals facturen, besteldocumenten, verkooporders, betalingsherinneringen en leveringsnotificaties. Bovendien zorgt Peppol ervoor dat deze berichten kunnen worden geopend met ieder soort applicatie die geschikt is voor het verwerken van transacties op elektronische wijze. Als resultaat daarvan kan elke partij betrokken bij een transactie eenvoudig en efficiënt communiceren over invoer- en andere documentprioriteiten.

Waarom sneller betalen van facturen een voordeel is voor iedereen

Wanneer facturen tijdig worden betaald, kunnen organisaties en bedrijven hun financiële doelstellingen eenvoudiger halen dat leidt tot meer efficiëntie en winst. Tevens betekent betalen op tijd ook voor de consument meer gemoedsrust en minder zorgen; er is immers geen behoefte aan het vasthouden aan financiële verantwoordelijkheden. Betalingsprofielen krijgen ook een hogere waardering wanneer professionele en consumentfacturen regelmatig worden betaald. Omdat rekeninghouders weten dat hun betaling verwacht en snel verwerkt zal worden, kunnen ze profiteren van de ruimte die ze hebben om investeringen te doen of nieuwe bronnen te ontwikkelen. Snel betalende klanten hebben vaak toegang tot lage rentetarieven, wat leidt tot grotere besparing in de ‘long run’. Kortom, snelle betaling van facturen door alle partij – dienstverleners en klant – is goed voor iedereen.

Hoe u kunt aansluiten op het netwerk als ontvanger of verzender van facturen

Peppol biedt bedrijven over de hele wereld de mogelijkheid om aan elektronisch factureren te doen en vereenvoudigt daarmee de processen van kopen en verkopen. Het netwerk biedt een platform om facturen tussen ondernemingen te verzenden in een veilig, betrouwbaar en gestandaardiseerd formaat. Als je als bedrijf wenst aan te sluiten op dit netwerk moet je eerst verifiëren welke documenttypen worden gecommuniceerd door middel van Peppol. Daarna is het mogelijk om via de Access Point software toe te passen waarmee het systeem alle documenttypen die particuliere partijen aanbieden, kan verwerken. Ook is er meer informatie beschikbaar in tal van Peppol-handleidingen over hoe u aansluiting kunt maken als ontvanger of verzender van facturen.