Het zal je misschien verbazen, maar wist je dat je maar verrassend weinig tools nodig hebt om een Virtual Assistant bedrijf op te zetten? Ik heb een lijst opgesteld van 15 favoriete tools voor Nederlandse Virtual Assistants die je leven als (startende) virtual assistant een stuk aangenamer zal maken.
Top 15 tools die VA’s nodig hebben
1. Een computer
Je hebt een computer of een laptop nodig. Zelf werk ik op kantoor graag met een PC en twee beeldschermen en is de laptop een aanvulling. Maar er zijn Virtual Assistants die alleen met een laptop werken. Voor websitebeheer en beeldbewerking is werken met een groot beeldscherm erg handig. Een laptop heeft het voordeel dat je overal kunt werken, locatie onafhankelijk werken dus! Welk type computer past bij jouw behoeften? Zou iets eenvoudigers volstaan om te beginnen met het bewerken van afbeeldingen, voordat je later overgaat op websites en andere projecten? Een Mini Desktop PC is ook een mooie optie (wil je instappen, kies in ieder geval voor een minimale werkgeheugen van 8GB en Intel Core i5 processor). Een goede laptop en/of PC kost tussen de €500,- tot €1.500-. Veel aanbieders bieden nu ook refurbished hardware aan. Laat je goed informeren.
2. Microsoft Office
Je hebt als virtual assissant uiteraard een officepakket nodig. Je kunt een abonnement nemen op Office 365. Je betaalt daarvoor een maandelijks abonnement en kunt genieten van de laatste Office-versie. Liever het inrichten van je virtual Office omgeving aan de experts overlaten? Je kunt ook een abonnement nemen bij een serviceprovider zoals Provolve IT. Die jongens richten office voor je in en je kunt meteen aan de slag.
3. Internet
Natuurlijk heb je internet nodig. En thuis beschik je waarschijnlijk over een abonnement bij Ziggo of een andere provider. Als je niet thuis bent, kun je jouw telefoon gebruiken als WiFi-hotspot (let op de kosten) of een dongel kopen. Belangrijk om te onthouden: wanneer je werkt op een externe omgeving met een openbare WiFi-verbinding, ben je gevoelig voor hacks.
Hacken is slecht nieuws. Een recente studie heeft aangetoond dat wanneer je in het openbaar bent en verbinding maakt met openbare WiFi-netwerken, het mogelijk is dat hackers toegang krijgen tot je apparaat. Dit kan leiden tot identiteitsdiefstal of andere malware-infecties! Vertrouw dus niet op deze verbindingen tenzij het absoluut noodzakelijk is, want er is niet veel bescherming tegen storingen van buitenaf zoals we die hier thuis hebben met providers van vaste breedbandverbindingen, die eersteklas beveiligingsfuncties bieden, waaronder anti-virussoftware-updates die dagelijks automatisch worden verzonden, zodat je je geen zorgen hoeft te maken dat je wordt achtergelaten. #beveiliging
4. Zakelijk e-mailadres
Gebruik geen Gmail/Yahoo/Hotmail emailaccount als zakelijk e-mailadres. Niet als je als bedrijf serieus genomen wil worden. Een e-mailadres zoals jouwvoornaam@ of info@ (maar je kunt ook denken aan hallo@ of contact@) staat niet alleen een stuk professioneler, je kunt ook eenvoudig je zakelijke en privémail van elkaar scheiden. Als je een domeinnaam en hostingpakket hebt, dan kun je afhankelijk van jouw pakket, een of meerdere zakelijke e-mailadressen instellen. Persoonlijk vind ik een Exchange account handig, want met een Exchange account kun je je e-mail op al je devices afhandelen en wordt het cross-platform gesynchroniseerd. Heel handig. #exchange #email
5. Smartphone
Wie kan er tegenwoordig nog zonder en wellicht overbodig om te noemen. Als je als VA aan de slag wilt is het nu een goed moment om te kijken of je telefoon nog voldoet. Je kunt in ieder geval je e-mail en social media accounts te checken als je van huis bent. Dat is de basis. Er zijn VA’s die bijna alles doen via hun Smartphone. Dan is een groot formaat best handig. Het belangrijkste is natuurlijk dat klanten je kunnen bereiken. Neem altijd netjes de telefoon aan. Degene die je belt kan natuurlijk een potentiële klant zijn. Zorg voor een duidelijk voicemailbericht en kies voor een keurige ringtone. Malle ringtones kunnen namelijk funest zijn voor je zakelijke uitstraling, vooral als je net op een belangrijk netwerkevent in gesprek bent met een mogelijke klant. #samsung #android #apple #iphone
6. Boekhoudpakket (en een goede boekhouder)
Je hebt een boekhoudpakket nodig om facturen te kunnen sturen. Als je net begint volstaat het om Word en Excel te gebruiken. Je kunt je inkomende- en uitgaande facturen prima verwerken op aparte Excelwerkbladen en facturen samenvoegen met Word. Een handige tool is Factuursturen.nl. Hiermee kun je met enkele klikken facturen versturen en inkomende facturen inboeken voor de omzetbelasting. Je betaalt per verzonden factuur, dus je hoeft geen duur pakket af te nemen als je weinig facturen stuurt. Natuurlijk zijn er meer mogelijkheden zoals MoneyBird, Q-Invoice of Xero. Ga eens in gesprek met gebruikers van diverse pakketten en kies er dan een die bij je past. Ik zeg altijd aan ieder pakket zitten voor- en nadelen én je keuze is niet voor altijd.
Ik heb zelf een ontzettend goede en betrouwbare boekhouder. Een goede boekhouder is goud waard. Zijn input scheelt mij enorm veel uren aan administratie. Het enige dat ik moet doen is facturen sturen, en alle inkoop- en verkoopfacturen opslaan in Dropbox. Hij doet de rest. Verwacht je weinig omzet te draaien en in ieder geval minder dan €20.000 per jaar? Dan kom je in aanmerking voor de KOR. Bij de #belastingdienst kunnen ze je er meer over vertellen. #factuursturen #boekhoudeniseenkunst
7. Urenregistratiesysteem
Je bent als ondernemer verplicht om je uren te registreren. Daarvoor gebruik je een online-urenregistratiesysteem waarmee je alle uren die je aan je bedrijf besteed registreert, zowel declarabele uren als niet-declarabele uren. Om in aanmerking te komen voor bepaalde soorten ondernemersaftrek, dien je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming te besteden. Ik adviseer je daarom ook om de tijd die je aan de ontwikkeling van je onderneming, cursussen en netwerken te registreren. Om te kunnen factureren aan klanten, moet je ook weten hoeveel tijd je aan bepaalde werkzaamheden hebt besteed. Ik gebruik al jaren de pro-versie van Toggl.com. De gratis versie volstaat als je net begint, de pro-versie biedt meer mogelijkheden, zo kun je bijvoorbeeld je tijd afronden in eenheden en ook je uurtarief toevoegen en zien of je je omzet haalt. Toggl is eenvoudig te gebruiken en je kunt het ook als App instellen in je telefoon of je browser. Ook kun je per klant een overzicht downloaden van je gewerkte uren. #toggl #urenregistratie
8. Een back-up systeem
Elk bedrijf heeft een back-up system nodig en een Virtual Assistant zeker. Een VA werkt in de Cloud, zodat ze altijd en overal toegang heeft tot al haar bestanden. Cloudoplossingen zijn nog nooit zo populair geweest. Populair zijn gratis systemen zoals Google Drive en Dropbox. Ik gebruik Dropbox Plus. Het kost ongeveer 100 euro netto per jaar en je hebt beschikking over 2TB ruimte. De investering waard. Heb je een abonnement op Office 365, dan heb je ook tot 1 TB opslagruimte tot je beschikking. Je kunt een abonnement nemen bij een provider zoals Provolve IT of je eigen Cloud omgeving creëren met een NAS van Synology. Of een OwnCloud server instellen.
Als je een websiteprovider hebt, kun je archiefbestanden zippen en uploaden naar je eigen websiteserver. Ik gebruik zelf een combinatie van Dropbox en Google Drive. Welke oplossing je ook gebruikt, kijk naar het gebruiksgemak en de opslagmogelijkheden die je nodig hebt. Als startende ondernemer volstaan de gratis Cloud systemen die beschikbaar zijn. #dropbox #gsuite #googledrive
9. Algemene voorwaarden & overeenkomst
Er zijn VA’s die niet werken met contracten en algemene voorwaarden, maar mijn advies is om dat wel te doen. Via deze site bied ik algemene voorwaarden en een samenwerkingsovereenkomst aan die speciaal is opgesteld voor ons vak. Om jezelf en je klant te beschermen is het belangrijk om te werken met overeenkomsten en algemene voorwaarden die juridisch correct zijn. En je gebruikt ze om afspraken vast te leggen, bijvoorbeeld, jouw uurtarief, hoeveel uur je gaat werken, dat je zelfstandig werkt en derden in mag schakelen indien nodig. Overeenkomsten zijn niet verplicht, maar als je een niet betalende klant hebt, sta je alleen sterk met een ondertekende overeenkomst – zo kun je immers bewijzen dat je recht hebt op betaling. Klik hier voor de algemene voorwaarden en een samenwerkingsovereenkomst en hier voor de VA Toolkit.
10. Visitekaartjes
Hoewel je als VA misschien weinig kaartjes uitdeelt, is het wel fijn om visitekaartjes te hebben. Draag ze altijd bij je, zodat je ze altijd bij de hand hebt om uit te delen. Zorg er in ieder geval voor dat je bedrijfsnaam, naam, telefoonnummer, website URL en e-mailadres op het kaartje staat. Wil je echt mooie kaartjes hebben? Ik ben fan van Moo.com. Moo.com is niet duur en je kunt daar schitterende kaartjes bestellen, zelfs met afgeronde hoeken of met gold foil. Je kunt ook kaartjes laten drukken met een eigen ontwerp. Je kunt via deze link een gratis sample pack visitekaartjes van Moo bestellen om te zien welk kaartje je het meest aanspreekt. #moocards #visitekaartjes
11. Wachtwoordmanager – Lastpass
Als Virtual Assistant heb je de verantwoordelijkheid om wachtwoorden en persoonlijke gegevens van klanten secuur te bewaren. Een wachtwoordmanager is daarom essentieel.
Een erg goede tool hiervoor is Lastpass. Een bijkomend voordeel is dat je met Lastpass online overal eenvoudig en automatisch kunt inloggen, omdat Lastpass al je wachtwoorden onthoudt. Het enige dat je niet kwijt moet raken is het hoofdwachtwoord van Lastpass zelf. Ongemerkt bewaar je straks veel gevoelige klanteninformatie in het systeem. Het is dus een absolute pré en zodra je het hebt geïnstalleerd zal je schrikken hoeveel gevoelige informatie toegankelijk is op je PC of laptop! #lastpass #wachtwoorden
12. Procedures & systemen
Probeer vanaf het begin van je onderneming goede werksystemen in te stellen en deze te handhaven. Zorg voor een opgeruimde PC/laptop en probeer op een georganiseerde en nette manier te werken. Door meteen aparte klantenmappen aan te maken zorg je ervoor dat je bestanden snel kunt terugvinden. Het klinkt misschien een beetje ‘ouderwets’ en overbodig, maar het is ook een goed idee om werkprocedures te schrijven, voor je eigen bedrijf en voor klanten. Dit is vooral ideaal als je externe hulp gaat inschakelen omdat je bijvoorbeeld op vakantie wilt gaan. Dan kun je jouw werkzaamheden eenvoudig overdragen en je werk echt eventjes helemaal loslaten. #vatip
13. Een website
Een website is zeer belangrijk. Zeker voor een virtual assistant. Ga hier niet op bezuinigen door te kiezen voor de goedkoopste provider of (nog erger) een gratis WordPress of Wix website. Wil je een WordPress website, dan heb je een provider nodig. Mijn go-to provider is Antagonist, maar je kunt ook kiezen voor Vimexx webhosting of TransIP. Andere VA’s kiezen liever voor Squarespace. In dat geval betaal je een maandabonnement en wordt je website gehost door Squarespace. Zorg voor een mooie vormgeving en een duidelijke branding. Verder is je website SEO (geoptimaliseerd voor zoekmachines zoals Google) en gebruikersvriendelijk en informatief. Is websites bouwen niet jouw ding? Huur een professional in (me, me, me). Ja, websites zijn duur, maar het is de investering waard. #antagonist #squarespace #wordpress #website #seo #onlinezichtbaarheid
14. Overzicht online Tools
Online tools die Nederlandse virtual assistants het liefst gebruiken zijn:
1. Trello
2. Asana
3. Slack
4. Google Apps
5. LastPass / 1Password
6. Office 365
7. Zoom
8. Toggl
9. Dropbox
15. Trends, Tutorials & Toolkit
Als VA moet je op de hoogte blijven van nieuwe tools en trends in onlinedienstverlening. Ook moet je weten wat jouw kwaliteiten zijn. Immers, jouw unieke skills vormen de basis van een succesvolle onderneming. Ik ben een enorme fan van Skillshare (via deze link kun je gratis Premium proberen, zonder gebonden te zijn aan een abonnement) omdat ze tutorials aanbieden voor alles van marketing tot social media management, allemaal op één plek met experts die elke vraag kunnen beantwoorden die onderweg naar boven komt.
De toekomst van virtuele assistenten is rooskleurig! Wil je starten als VA, dan raad ik je mijn VA Toolkit aan. Het bevat alle officiële documenten die je nodig hebt om met je bedrijf van start te gaan. Denk aan: een overeenkomst voor klanten (Nederlands & Engels) en algemene voorwaarden. In alle documenten leg ik je precies uit wat je dient aan te passen.
Lees ook:
Algemene voorwaarden en overeenkomst
Virtual Assistant Toolkit
How to Rock it with WordPress
Hoe maak je een WordPress website?
