Asana is de beste project management tool voor virtual assistants. Bij Virtual Efficiency hebben wij niet alleen een clean desk policy – ook onze #inbox is netjes opgeruimd dankzij deze handige tool.
Asana – overzichtelijke taakmanager
Omdat wij voor veel verschillende klanten werken, is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van lopende taken en nieuwe taken en daarnaast ook van deadlines en afspraken. Daarom is Asana een ideale projectmanagement tool voor virtual assistants. Ik noem het niet voor niets mijn externe geheugen. Heb ik een taak niet afgehandeld en staat het niet in Asana, dan vergeet ik het.
Ik vind het ook belangrijk om informatie te stroomlijnen. Als je al een tijdje werkt als virtual assistant, ontvang je op een gegeven moment informatie via verschillende kanalen; per e-mail (via externe e-mailboxen als je mail beheert voor verschillende klanten), via Whatsapp, Messenger, SMS. Of via Slack of Trello, Google Drive of Dropbox. Het is daarom belangrijk om voor jezelf een duidelijke en werkbare systeem op te zetten. Voor mij betekende dit duidelijk aan mijn klanten door te geven dat ik opdrachten, taken en to-do’s graag per e-mail wil ontvangen omdat ik werk vanuit mijn inbox. Whatsapp, Messenger, SMS is handig voor een snelle communicatie, maar dit zijn onhandige platforms om bijvoorbeeld bestanden te ontvangen, omdat je deze vaak toch nog aan jezelf moet doorsturen. Misschien lastig voor diegene die even snel een taak over de schutting wil gooien, maar door input en bijlagen via verschillende kanalen te ontvangen, verlies je op een gegeven moment het overzicht, met het gevaar dat een taak niet opgepakt wordt.
10 Asana tips
- Neem even de tijd om Asana naar wens op te zetten en het je eigen te maken
- Installeer de Asana app als je veel op weg bent
- Werk vanuit Calendar view – ik werk het liefst vanuit calendar view, omdat ik dan niet alleen zicht heb op mijn eigen to-do’s, maar ook van mijn team (selecteer je team en klik op Calendar)
- Mijn team heet ‘Virtual Efficiency’ en ik voeg mijn klanten toe als projecten. Elk project heeft een andere kleur. Omdat ik een beelddenker ben, vind ik dit prettig en overzichtelijk werken
- Geef je taak een duidelijke titel
- Via e-mail kun je ook taken mailen naar Asana via x@mail.asana.com
- Archiveer projecten die afgehandeld zijn
- Synchroniseer jouw calendar met Asana
- Stel je browser in dat Asana opstart zodra je je browser opent
- Schrijf een procedure over hoe jouw organisatie werkt met Asana en deel dit met nieuwe medewerkers
Lees de Asana Guide voor een complete training.
Andere handige tools voor Virtual Assistants
- Takenplanner – Asana
- Urenregistratiesysteem – Toggl.com
- Facturen sturen – Factuursturen.nl
- Deskundigheidsbevordering – Skillshare
- Cloudserver & Filesharing – Dropbox
